Kebijakan Privasi

K3L ITB

Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana K3L ITB (Direktorat Keselamatan, Kesehatan Kerja dan Lingkungan, Institut Teknologi Bandung) mengumpulkan, menggunakan, dan melindungi data pribadi Anda pada aplikasi UniSafe ITB dan layanan web terkait.

Kebijakan ini disusun dengan mengacu pada Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP).

1. Pengendali Data Pribadi
Pengendali UPT K3L ITB
Alamat Jl. Ganesha No.10, Gd. Campus Center Timur Lt. 2, Bandung, Kode Pos 40132
Surel sekre.k3l@itb.ac.id
Situs k3l.itb.ac.id

2. Ruang Lingkup

Kebijakan ini berlaku untuk:

  • aplikasi seluler UniSafe ITB (Android id.ac.itb.k3l, iOS id.ac.itb.k3l);
  • antarmuka web dan layanan latar (backend) pada smk3l.e-facility.itb.ac.id.

Aplikasi ini diperuntukkan bagi sivitas akademika dan mitra kerja ITB dalam rangka penyelenggaraan sistem manajemen keselamatan, kesehatan kerja, dan lingkungan di lingkungan kampus.

Akun tidak dapat dibuat sendiri melalui aplikasi. Akun berasal dari akun SSO ITB Anda atau dari undangan yang diterbitkan administrator K3L ITB.

3. Data Pribadi yang Kami Kumpulkan

Kategori Rincian Sumber
Identitas dan kontak Nama, alamat surel, nomor telepon, NIM/NIP, unit kerja atau fakultas, alamat, foto profil SSO ITB, isian Anda
Kontak darurat Nama, hubungan, dan nomor telepon pihak yang dapat dihubungi dalam keadaan darurat Isian Anda
Data kesehatan Golongan darah, alergi, kondisi medis yang relevan bagi penanganan darurat, nomor asuransi Isian Anda, bersifat sukarela
Lokasi Lokasi perkiraan dan lokasi presisi (GPS) perangkat Perangkat Anda, saat Anda mengirim sinyal darurat atau laporan
Laporan dan lampiran Uraian laporan insiden, temuan inspeksi, izin kerja, foto, video, dan dokumen yang Anda unggah Isian Anda
Pesan Percakapan pada kanal darurat (panic chat) dan pesan dengan petugas Isian Anda
Audio dan video panggilan Suara dan gambar pada panggilan darurat berbasis WebRTC Perangkat Anda, saat panggilan berlangsung
Diagnostik aplikasi Catatan kerusakan (crash log), galat, dan data kinerja aplikasi Otomatis
Pengenal perangkat Token notifikasi (push token), jenis perangkat dan versi sistem operasi Otomatis
Catatan aktivitas Waktu masuk, tindakan administratif, dan jejak audit pada sistem Otomatis

Aplikasi ini tidak menggunakan identitas periklanan (Advertising ID), tidak memasang iklan, dan tidak melakukan pelacakan lintas aplikasi.

Izin perangkat

Izin Digunakan untuk
Lokasi Menyertakan titik lokasi pada sinyal darurat dan laporan, serta menampilkan peta area kampus
Kamera Mengambil foto lampiran laporan dan panggilan video darurat
Mikrofon Panggilan suara darurat
Notifikasi Mengirim pemberitahuan darurat, penugasan, dan pembaruan laporan
Penyimpanan atau berkas Memilih foto dan dokumen yang Anda lampirkan

Izin diminta pada saat fitur terkait digunakan dan dapat Anda cabut sewaktu-waktu melalui pengaturan sistem operasi. Mencabut izin lokasi akan membuat sinyal darurat terkirim tanpa titik lokasi, sehingga memperlambat penanganan.

Aplikasi tidak mengakses lokasi Anda di latar belakang ketika aplikasi tidak sedang digunakan.

4. Tujuan dan Dasar Pemrosesan

Kami memproses data pribadi Anda untuk:

  1. Tanggap darurat — menerima sinyal darurat, menentukan lokasi kejadian, menghubungi Anda, dan menugaskan petugas.
  2. Pelaporan dan investigasi K3L — mencatat, menindaklanjuti, dan menginvestigasi insiden serta temuan keselamatan.
  3. Izin kerja dan inspeksi — menerbitkan, meninjau, dan mengarsipkan izin kerja serta hasil inspeksi aset dan bangunan.
  4. Komunikasi — mengirimkan pemberitahuan, pengumuman, dan pesan layanan.
  5. Keamanan dan pemeliharaan sistem — autentikasi, pencegahan penyalahgunaan, audit, serta perbaikan kualitas dan kestabilan aplikasi.

Dasar pemrosesan meliputi persetujuan Anda (khususnya untuk data kesehatan dan lokasi), pelaksanaan tugas dan kewajiban hukum ITB di bidang keselamatan dan kesehatan kerja, serta pelindungan kepentingan vital subjek data dalam keadaan darurat.

5. Pembagian Data

Kami tidak menjual data pribadi Anda dan tidak membaginya untuk kepentingan periklanan.

Data dapat diakses atau diterima oleh:

  • Petugas dan administrator K3L ITB yang berwenang, sesuai peran dan kewenangan masing-masing pada sistem.
  • Unit terkait di lingkungan ITB sepanjang diperlukan untuk penanganan insiden dan pelaporan resmi institusi.
  • Sentry (Functional Software, Inc.) sebagai prosesor pihak ketiga yang memproses catatan kerusakan dan diagnostik aplikasi.
  • Layanan pengiriman notifikasi (Expo dan Firebase Cloud Messaging untuk Android, Apple Push Notification service untuk iOS) yang menyampaikan pemberitahuan ke perangkat Anda.
  • Aparat penegak hukum atau instansi berwenang, apabila diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan.

Sebagian penyedia tersebut memproses data di luar wilayah Indonesia. Dalam hal demikian, kami mengupayakan perlindungan yang setara sebagaimana disyaratkan UU PDP.

6. Autentikasi melalui SSO ITB

Masuk ke aplikasi dilakukan melalui akun SSO ITB. Kami tidak menerima dan tidak menyimpan kata sandi akun ITB Anda. Dari penyedia identitas ITB kami menerima atribut profil seperti nama, alamat surel, NIM atau NIP, dan unit kerja, untuk membentuk profil pengguna Anda di aplikasi.

7. Penyimpanan dan Retensi

Data disimpan pada infrastruktur yang dikelola untuk kepentingan ITB.

Laporan insiden, izin kerja, hasil inspeksi, dan catatan penanganan darurat merupakan rekaman resmi institusi dan disimpan sesuai kebijakan kearsipan ITB serta ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang keselamatan dan kesehatan kerja, termasuk setelah Anda tidak lagi berstatus sivitas akademika.

Catatan diagnostik aplikasi disimpan dalam jangka pendek sesuai retensi bawaan layanan Sentry.

8. Keamanan

Kami menerapkan langkah pengamanan yang wajar, antara lain:

  • enkripsi seluruh lalu lintas data saat transit (HTTPS/TLS);
  • autentikasi berbasis OpenID Connect dengan token berumur pendek;
  • kontrol akses berbasis peran dan kewenangan per unit, sehingga petugas hanya melihat data yang relevan dengan tugasnya;
  • pembatasan akses berkas lampiran melalui token;
  • pencatatan jejak audit atas tindakan administratif.

Tidak ada sistem yang sepenuhnya bebas risiko. Jika Anda menemukan dugaan kerentanan atau kebocoran data, mohon segera menghubungi admin@k3l.itb.ac.id.

9. Hak Anda

Sesuai UU PDP, Anda berhak untuk memperoleh informasi mengenai data pribadi Anda, mengakses dan memperoleh salinannya, memperbaiki data yang tidak akurat, serta menarik persetujuan atas pemrosesan yang didasarkan pada persetujuan.

Sebagian data profil dapat Anda perbarui sendiri melalui menu profil di aplikasi. Untuk permintaan lainnya, hubungi admin@k3l.itb.ac.id dengan menyertakan nama dan NIM/NIP Anda.

Aplikasi ini tidak menyediakan fitur penghapusan akun atau penghapusan data secara mandiri. Data yang termasuk rekaman resmi institusi sebagaimana dimaksud pada Bagian 7 tidak dapat dihapus atas permintaan, karena penyimpanannya diwajibkan oleh kebijakan kearsipan ITB dan ketentuan peraturan perundang-undangan. Permohonan terkait data pribadi di luar rekaman tersebut akan kami tinjau berdasarkan ketentuan yang berlaku.

10. Anak

Layanan ini ditujukan bagi sivitas akademika dan mitra kerja ITB, dan tidak diperuntukkan bagi anak di bawah umur. Kami tidak dengan sengaja mengumpulkan data pribadi anak.

11. Perubahan Kebijakan

Kebijakan ini dapat diperbarui dari waktu ke waktu. Versi terbaru selalu tersedia pada halaman ini beserta tanggal berlakunya. Perubahan yang bersifat material akan kami informasikan melalui aplikasi.

12. Kontak

Pertanyaan, permintaan, atau keberatan terkait kebijakan ini dapat disampaikan kepada:

Kantor UPT K3L ITB

Jl. Ganesha No.10, Gd. Campus Center Timur Lt. 2, Bandung, Kode Pos 40132

Telp. : +6222 2500204

Email : sekre.k3l@itb.ac.id